چهل سالگي آرشيو ملي، گذشته و آينده

چهل سال قبل در هفدهم ارديبهشت ماه سال 1349،  قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران، به تصويب مجلس سناي آن زمان رسيد. اين قانون- كه پيش‌تر از تصويب مجلس شوراي ملي نيز گذشته بود- به تأسيس سازماني حكم مي داد كه هدفش جمع آوري و حفظ اسناد ملي ايران در سازماني واحد بود تا بتواند شرايط و امكانات مناسب را براي حفظ، گردآوري و تنظيم اسناد ملي و همچنين دسترسي عموم مردم را به اين اسناد، فراهم آورد.

اين قانون، با تفكيك اسناد داراي ارزش نگهداري دائم از اوراق زائد، وظيفة تشخيص اين مهم را، به شوراي اسناد ملي، مركب از شخصيت‌هاي برجستة حقوقي همچون وزيران امور خارجه، فرهنگ و آموزش عالي(علوم، تحقيقات و فناوري كنوني)، دادستان كل كشور، دبير كل سازمان امور اداري و استخدامي، دادستان ديوان محاسبات و دو نفر شخصيت حقيقي متبحر در فرهنگ و تاريخ ايران به پيشنهاد وزير علوم و  تصويب شوراي وزيران سپرده است كه علاوه بر تشخيص اوراق زائد قابل امحا از اسناد واجد ارزش نگهداري، وظايف مهمي چون تصويب آئين‌نامه‌ها و مقررات مربوط به بررسي و نقل و انتقال پرونده‌هاي راكد و اسناد ملي، تنظيم و نگهداري اسناد ملي و نحوة دسترسي عمومي به آن‌ها، ضوابط مورد عمل دستگاه‌هاي دولتي در تنظيم، ضبط و نگهداري اسناد و تدوين تعرفه‌هاي ارائة خدمات اسنادي را بر عهده دارد.

بر اساس اين قانون، كلية وزارتخانه ها، مؤسسات دولتي و وابسته به دولت، موظف‌اند كلية اسناد و پرونده‌هاي راكد خود را- كه احتياجي به نگهداري آن‌ها در سازمان مربوط نيست- براي نگهداري موقت، به سازمان اسناد ملي ايران بسپارند و چنانچه مدت چهل سال از تاريخ تهيه و تنظيم سند گذشته باشد، انتقال آن‌ها به صورت دائم انجام خواهد گرفت. وزارت دفاع، از شمول مقررات اين قانون مستثنا شده است. امحاي اوراق زائد ارتش نيز، با اطلاع اين سازمان، به تشخيص هيئت صلاحيتداري واگذار شده است.

سازمان اسناد ملي ايران، بعداً بر اساس مصوبة مورخ 2/6/1381 شوراي عالي اداري، با كتابخانة ملي جمهوري اسلامي ايران -كه از سال1306 تاسيس و راه‌اندازي شده بود- با حفظ كلية وظايف، امكانات، اعتبارات ، نيروي انساني، اموال، مدارك و تعهدات خود، ادغام شد و سازمان اسناد و كتابخانة ملي جمهوري اسلامي ايران شكل گرفت و مقرر شد وظايف و مأموريت‌هاي تخصصي اين سازمان، در قالب معاونت اسناد ملي "سازمان اسناد و كتابخانة ملي ايران" پيگيري شود. در تصويبنامة شوراي عالي اداري، ضمن تأكيد بر حفظ وظايف و مأموريت‌هاي قانوني سازمان اسناد ملي ايران در ساختار ادغامي جديد، كلية واحدهاي اسنادي دستگاه‌هاي كشور نظير وزارت امور خارجه، رياست جمهوري، مؤسسة مطالعات تاريخ معاصر و مجلس شوراي اسلامي، مكلف شدند تا وفق ضوابط و استانداردهاي ابلاغي سازمان اسناد وكتابخانة ملي، در زمينة فهرست نويسي، نمايه سازي و پويش(اسكن) اسناد خود و گنجاندن آن‌ها در شبكة اسنادي كشور، اقدام نمايند. همچنين سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور، موظف شده است تا به منظور بهسازي شيوة نگهداري اسناد ملي و ايجاد شبكة اسناد كشور، با تأمين اعتبار لازم، امكان فهرست نويسي، نمايه سازي و اسكن اسناد ملي و شبكه‌سازي آن‌ها را به وجود آورد.

افزون بر قوانين و تصويبنامة فوق، بخشنامه هاي متعددي نيز طي اين سال‌ها به تبيين وظايف و مأموريت‌هاي مرتبط با اسناد ملي ايران پرداخته كه از آن ميان است بخشنامة مورخ 20/8/1363 وزير مشاور در امور اجرائي نخست وزيري دربارة ضرورت ايجاد واحد مديريت امور اسناد در دستگاه‌ها؛ بخشنامة مورخ 27/6/1369 رياست جمهوري در تأكيد بر ضرورت شناسائي و انتقال اسناد، مدارك و اوراق دولتي مضبوط در بايگاني‌هاي راكد به سازمان اسناد ملي؛ بخشنامة مورخ 26/9/1382 معاون اول رئيس جمهور در تأكيد مجدد بر ضرورت همكاري دستگاه ها در شناسائي و انتقال اسناد و پرونده‌هاي راكد به  سازمان اسناد و كتابخانة ملي جمهوري اسلامي؛ و بالأخره بخشنامة اخير معاون اول رئيس جمهور به تاريخ26 اسفند 1388 كه ضمن يادآوري مجدد وظايف قانوني سازمان اسناد و كتابخانة ملي در تعيين تكليف اسناد دولتي، از موضوع اسناد الكترونيكي ياد كرده و تعييين تكليف سوابق اداري الكترونيكي را نيز، به اين سازمان سپرده و دستگاه‌ها را در كاربست نرم‌افزارهاي اتوماسيون اداري، ملزم به مشاوره و نظرخواهي كارشناسي از اين سازمان كرده است.

آنچه گذشت، اشاره اي به چگونگي پيدائي و رشد سازمان اسناد ملي تا چهل سالگي در آئينة قوانين و مصوبات بود. اكنون كه چهلمين سال تولد سازمان را جشن مي گيريم و سازمان، به سني رسيده كه از آن به اوج بلوغ و تكامل عقلي ياد مي شود،جا دارد به بازبيني نقش، جايگاه و عملكرد آن بپردازيم تا بهتر بتوان مسير آيندة سازمان را رقم زد. بررسي عملكرد چهل سالة سازمان،از يك سو نشان دهندة كارنامه‌اي درخشان است كه حاصل آن، آرشيو ملي ايران با غناي ده‌ها ميليون برگ سند با ارزش تاريخي است كه برگ برگ آن، اوراق هويت ملي ما تلقي مي شود؛ اسنادي كه اگر سازمان شكل نمي‌گرفت و فعاليت خود را نمي‌آغازيد،پيدا نبود چه بلائي بر سرشان مي آمد. از سوي ديگر اين دورة عملكرد، يادآور وظيفة سنگين اين سازمان و چالش‌هاي پيش روي آن در انجام وظايف قانوني خود است؛ چالش‌هائي كه رفع آن‌ها بتنهائي از عهدة اين سازمان خارج است و همدلي و همراهي ديگر  دستگاه‌ها و مديران اجرائي كشور و گسترش فرهنگ عمومي را در توجه به اسناد ملي مي طلبد.

برخي از اين چالش‌ها، به قرار زيراست:

1. همكاري نكردن پاره‌اي از دستگاه‌ها با سازمان در زمينة نگهداري و تعيين تكليف اسناد، مستثنا دانستن دستگاه خود از شمول قانون،  بي توجهي برخي از مديران به اهميت اسناد ملي و ضرورت حفظ و انتقال سندها به آرشيو ملي و گاه، امحاي بدون مجوز اوراق اداري يا نگهداري نادرست اسناد در برخي از دستگاه‌ها، از مهم‌ترين چالش‌هاي سازمان در خلال اين سال‌ها بوده كه با وجود قوانين صريح و صدور چندين بخشنامه  و دستورالعمل، اين‌گونه      بي مهري‌ها،آسيب‌هاي جبران ناپذيري به پيكرة اسناد ملي وارد ساخته است. اگرچه رفته‌رفته شاهد گسترش همكاري و تعامل بيش از پيش دستگاه‌ها هستيم، ولي همچنان همكاري فراگير دستگاه‌ها در راستاي وظايف سازمان، عملي نشده است.

2. ايجاد و گسترش مراكز اسنادي موازي در دستگاه‌ها به جاي انتقال اسناد به آرشيو ملي- كه بعضاً حتا بدون توجه به قوانين كشور و  مصوبات شوراي عالي اداري انجام مي گيرد- به حبس و نگهداشت ميليون‌ها برگ سند در دستگاه‌هاي مختلف انجاميده كه بايستي به سازمان منتقل  مي شد تا كار ساماندهي، تنظيم و اطلاع رساني يكپارچة آن‌ها به انجام مي رسيد. اين موضوع، نه تنها به جايگاه آرشيو ملي ايران آسيب مي‌رساند، بلكه موجب اختلال در دسترسي آسان پژوهشگران و علاقه‌مندان اسناد تاريخي مي‌شود و سردرگمي آن‌ها را در جستجو و يافتن اسناد مورد نظر، در پي خواهد داشت.

3. وجود ميليون‌ها برگ سند تاريخي و با ارزش در نزد مردم كه به دلايل گوناگون در دوره‌هاي مختلف، سر از آرشيوهاي خصوصي و خانه‌هاي خواص در آورده است و غالباً به دليل شرايط ناپسند نگهداري يا جابه‌جائي و دست به دست شدن در ميان افراد، شرايط مطلوبي ندارند، و نبود اعتبار  يا گاهي فقدان اعتماد كافي براي خريداري اين اسناد به‌دست سازمان اسناد، چالش ديگري است كه تأمين اعتبار بايسته براي جمع آوري و خريد اين گونه سندها  اين اسناد و نيز تلاش گسترده براي اعتمادسازي و جلب همكاري صاحبان اسناد را، مي طلبد.

4. كم‌مايگي پژوهش‌ها و بررسي‌هاي عالمانه و دانشگاهي در حوزة مطالعات آرشيوي، توسعة رشته‌هاي دانشگاهي نامتناسب ، ضعف در تربيت نيروهاي متخصص در اين حوزه و ناكافي بودن كتاب و مقالة علمي از يك سو، كم توجهي به نقش مهم و مؤثر مراجعه به اصل سند در مطالعات اسنادي در حوزه‌هاي مختلف علوم انساني و تاريخي كه چون بيماري جانفرسا، فضاي پژوهشي دانشگاه‌ها و مراكز پژوهشي را آلوده كرده است؛ تا جائي كه گاه ارزش مطالعات اسنادي به رونويسي از منابع دست چندم و كم ارزش تنزل يافته است، چالش ديگري براي شكل گيري جايگاه واقعي آرشيو ملي شمرده مي شود كه نيازمند توجه جدي‌تر مراكز علمي- پژوهشي كشور به مطالعات اسنادي و جايگاه مطالعات آرشيوي در بسترسازي اين دسته از پژوهش‌هاست.

5. كمرنگ بودن نقش و اهميت اسناد ملي در فرهنگ عمومي، توجه به حفظ و نگهداري اسناد ملي، مطالعه، بهره برداري و اطلاع رساني دربارة اين اسناد، با هدف بهره‌مندي از تجارب تاريخي نسل‌هاي پيشين، ضرورتي جدي است كه در اين دورة چهل‌ساله كم‌تر به آن پرداخته شده است.اطلاع رساني از طريق رسانه‌هاي عمومي خصوصاً رسانة ملي، با ساخت برنامه هاي مستند، آموزشي، نمايشي و ... ، برپائي نشست‌هاي مختلف، توليد و توزيع نشريات اسنادي و برگزاري گشت‌هاي بازديد از آرشيو ملي،همه و همه در رفع اين نقيصه، مؤثر خواهد بود.

6. مقولة اسناد الكترونيكي، چالش مهم ديگري است كه با توجه به سرعت روزافزون توسعة فناوري‌هاي اطلاعاتي و گسترش اتوماسيون نامه‌نگاري اداري، اهميت حفظ، نگهداري و آرشيو صحيح اسناد و انتقال آن‌ها به آرشيو ملي، فرا راه آيندة سازمان اسناد و كتابخانة ملي است و همان‌قدر كه توسعة اين اسناد در تسهيل حفظ و انتقال اسناد و حتا تنظيم و پردازش و دسترسي اسناد كمك مي‌كند،نبود برنامه‌ريزي صحيح دربارة نحوة ايجاد و ساماندهي اسناد الكترونيكي و شيوة انتقال اين اسناد، ممكن است به نابودي ناگهاني انبوهي از سند‌هاي ملي بينجامد. اين مهم، توجه دستگاه‌هاي دولتي و برنامه‌ريزي و نظارت دقيق سازمان اسناد  را مي طلبد تا با تدوين آئين‌نامه‌ها و ضوابط اجرائي،و همچنين الزام دستگاه‌ها به رعايت معيارهاي مربوط به حفظ و انتقال اسناد ملي در تهية نرم‌افزار اتوماسيون، هم در تسهيل دولت الكترونيك مؤثر باشند و هم در ايفاي وظيفة اساسي خود، در حفظ و تنظيم اسناد الكترونيكي بكوشند.

چهل سالگي سازمان اسناد، بهانه‌اي است تا بار ديگر ضمن بازبيني عملكرد سازمان در طول اين مقطع،كاستي‌ها و كمبودهاي احتمالي را برطرف سازيم و چالش هاي فرا روي آرشيو ملي را شناسائي كنيم، تا بتوانيم مسيري هموار براي ارتقاي آن فراهم سازيم. شايد اين‌گونه بهتر بتوانيم در برابر آيندگان پاسخگو باشيم و ميراث معنوي كشور را به سلامت به دست ايشان بسپاريم.