پیاده سازی
نوار، کاست ،دیسک ، CD یا فایل پس از ضبط به دفترآورده می شود. باتوجه به تاریخ ومحل ضبط،  شخص مصاحبه شونده، زمان ضبط صدا وجزئیات دیگر همچون شرایط وترکیب آن، گزارشی تهیه می شود.از متن نسخه برداری وبرای پیاده سازی ارسال می گردد. ما همیشه متن مصاحبه راپیاده کرده ایم وبنا به دلایلی همچنان به این کار ادامه می دهیم. نخست آنکه متن دستنویس کاغذی تاجایی که می دانیم هنوز موثرترین وکم هزیته ترین روش برای سازماندهی مصاحبه و نظارت بر آن ، ایجاد یادداشت های کمکی همچون خلاصه نوشته ها؛ تهیه راهنما وفهرست وتسهیل دسترسی محققان است.نکته آخر حس عمومی دراین زمینه است. چند دقیقه طول می کشد تا متن یک ساعته یک مصاحبه را بخوانیم. اما گوش کردن به صدای آن درحالی که یادداشت برداری می کنیم بیشتر از یک ساعت طول می کشد. دوم :‌متن پیاده شده استانداردی رابرای استفاده ازمتن مصاحبه بوجود می آورد.هرمحققی گفته های مصاحبه را به همان فرمت وبا همان املا نقل واستفاده می کند. به راحتی قابل درک است که تبدیل گفتار به نوشتار امری کاملاً عینی است، افراد مختلف قضایا را به اشکال مختلف شنیده وآن راپیاده می کنند که مسلماً معانی متفاوتی خواهد داشت. متنی راکه یک بایگان تهیه کرده است شکل آن را استاندارد می کند وبازنگری دقیق آن راآسان تر ومطمئن تر می کند. وبالاخره چون متن اولیه را برای بازنگری واصلاح نزد مصاحبه شونده می فرستیم، که در سطور پایین راجع به آن صحبت خواهیم کرد، در مورد متن نهایی این اطمینان وجود دارد که مصاحبه همان چیزی است که مصاحبه شونده قصد گفتن آن را ،به سبک خود، داشته است.  تمام این کارها باعث مستند ساختن متن می شود. ما متن اولیه را به چند دلیل برای بازنگری می فرستیم. شاید مهمترین آنها، تمایل ما برای قرار دادن مصاحبه درمعرض برداشت گسترده عمومی باشد. به نظر ما کلمات گفته شده تازمانی که بشکل حقوقی به موسسه یا مصاحبه کننده یا مولف منتقل شوند، جزو اموال مصاحبه شونده هستند. این برداشتی خاص از قوانین عمومی دررابطه با اموال فکری است. روشن است که روزنامه  نگاران و دیگران عقاید بسیارمتفاوتی درمورد این موضوع دارند. اما چون ما به دنبال جلب تمام حقوق مصاحبه هستیم ،قصد داریم اطمینان حاصل کنیم که اهدا کننده به طور کامل ماهیت هدیه را درک می کند و به او این حق داده شده است که اولین بازنگری کننده متن باشد. باز خوانی دوم راهی است که درستی موضوع را تائید می کند. ما معتقدیم که مصاحبه فرآیندی است که باشروع تحقیق آغاز می شود و تنها وقتی پایان می یابد که مصاحبه به طور کامل بررسی شده باشد. معتقدیم که مصاحبه قدم اول این فرایند است. ما لحظه بیان مطلب  را به عنوان یک یادگار مقدس نمی دانیم. معتقدیم بازنگری مجدد همراه با آرامش مصاحبه، سند بهتری را به دست می دهد، سندی که مزیت بازنگری های متعدد را با خود دارد. تجربه ما که حاصل مصاحبه های بی شماری است این مطلب راتائید می کند. بیشتر متن ها با اصلاحات کمی بازگرداننده می شوند که آنهم مربوط به شیوه نگارش است. گاهی بنا به درخواست به برخی هم مطلب دیگری اضافه می شود، که برکارایی مصاحبه می افزاید. طی 20 سال گذشته تنها در سه مورد مصاحبه شونده به طور کامل متن مصاحبه را بازنویسی کرده است.        
باید یادآور شد که به لحاظ مالی یا مشکلات دیگر تلاش برای پیاده کردن متن مصاحبه غیر ممکن است. این مسئله ممکن است به خصوص در مورد محققان دانشگاهی یا دیگر افرادی که بودجه محدود و وقت کمی دارند صادق باشد. در این حالت باید راهی یافت تا در مورد درستی استفاده از گفته ها با مصاحبه شوندگان به توافق رسید. اما در مورد پروژه های بایگانی باید بر این فرض باشیم که در بودجه بندی مناسب راههای جلب اعتماد مصاحبه شوندگان و نیز آسانی استفاده از مصاحبه در نظر گرفته شود. باتوجه به وجود ابزارهای قابل انعطاف برای حاشیه نویسی و فهرست بندی در رسانه های دیجیتال، یک راه جایگزین می تواند تعریف دقیق و فهرست بندی مصاحبه باشد که به راحتی امکان دسترسی را به خواننده یا فرد گوش کننده بدهد.
پیاده سازی متن به شکل سنتی از طریق یک دستگاه حروفچینی انجام و وقت و تلاش زیادی صرف این کار می شد. متن اصلاح شده، اغلب باید مجدد حروفچینی و نسخه جدید اصلاح و بازخوانی می شد. در برخی پروژه های تاریخ شفاهی دقت بسیار زیادی می شود که متنی کاملا ویراش شده و جذاب به دست آید. برخی دیگر این طور نیستند. در دانشگاه کلمبیا تنها ویرایشی که بر روی متن اصلاح شده انجام می شود آن است که مطمئن شوند در صورت بد خط بودن دستنویس به راحتی قابل خواندن باشد و یا در صورتی که ویرایش ها زیاد باشد مجددا حروفچینی شود. به همین دلیل نسخه ای از اصلاحات مصاحبه شونده دراختیار مححق قرار می گرفت. طی چند سال این دفتر از ویرایش مفصل به جایی رسیده است که تقریبا دیگر هیچ ویرایشی انجام نمی گیرد.
دلیل آن نیز هزینه بود. با ابداع واژه پردازها کل عملیات پردازش آسان تر شد چرا که اصلاحات، وارد متن شده و نسخه ای تمیز با صرف وقت کمتر تولید می  شد. به هر حال دریافته ایم که مراجعین ما بیشتر شکل قبلی متن را ترجیح می دهند چون ویرایش های مصاحبه شونده را می دیدند در حالی که در شکل فعلی ویرایش ها قابل رویت نیست. به علاوه واژه پردازها فضای زیادی برای ما باقی نگذاشته است، چرا که به دلایل حقوقی باید نسخه اصلاح شده مصاحبه شونده را حفظ کنیم تا در صورت بروز اختلاف در مورد آنچه در متن پیاده شده وجود داشت، از آن استفاده شود. در یک کلام روی آوردن ما به واژه پرداز آسان نبود. اولین گام ما روی آوردن به یک واژه پرداز خاص بود. دلیل این تصمیم آن بود که موسسه ای که در آن مستقر هستیم در یک تصمیم کلی با وجود کامپیوتر در بخش های مختلف، اقدام به خرید این تجهیزات کرده بود. پس از دو سال این تجهیزات از رده خارج شد، تولید کننده دست از کار کشید و تنها از خوش اقبالی ما بود که توانستیم دیسک های 8 اینچی را برای استفاده کامپیوترها به فلاپی منتقل کنیم. از آن زمان ما تمام فایل ها را به یک سرور مطمئن برروی سایت منتقل کرده ایم و به دنبال تبدیل اسناد واژه پردازی شده به XML جهت استفاده در وب و نیز جهت تبدیل های دیجیتال بعدی هستیم.
امروزه دفتر تحقیقات تاریخ شفاهی روش های با ثبات تر و قابل انتقال تری را برای پیاده سازی های قابل انتشاراستفاده می کند. در برخی موارد ما پیاده سازی را به طور کامل درXML انجام داده ایم، فایل یا اسناد در فرمت Word را حذف کرده ایم و این کار ما را قادر ساخته است بلافاصله متن را بر روی وب قرار دهیم. این کار همچنین فایلی را به وجود می آورد که راحت تر به سیستم های آینده تبدیل می شود و احتمالا میان بری برای فونت ها، فرمت ها و فایل های واژه پردازی شده از رده خارج است. در موارد دیگر، ما از ارسال اسناد واژه پردازی یا کاغذ های اسکن شده  دست نوشته ها برای تبدیل به XML بهره برده ایم تا فایل های مشابهی برای انتشار بر روی وب به دست آید. مزایای استفاده از XML فراتر از خوانا بودن فایل هاست. XML امکان جستجوی آنلاین کلید واژه یک سند را به وجود می آورد. در بسیاری از موارد نیاز به فهرستی مناسب را از بین می برد یا حداقل توان محقق را برای جستجو و یافتن اجزای مصاحبه پیاده شده بالا می برد. ما همچنین نسخه هایی PDF از اسناد در فرمت Word ایجاد کرده ایم تا هم به عنوان نسخه پشتیبان و هم به عنوان جایگزینی برای گرفتن فتوکپی برای مراجعین عمل کند.این دفتر همچنان سیاست انتشار دیجیتال متون پیاده شده را تعیین می کند. به هر حال اگر ده سال نخست قرن 21 را یک شاخص بدانیم می توان حدس زد که در مدتی کوتاه چنین انتشاری بسیار عادی خواهد شد.
در چند سال گذشته چندین بار تلاش هایی صورت گرفته است که انقلاب دیجیتال از طریق تجهیز طرح ها به فهرست صدا های ضبط شده و اصلاح اطلاعات از طریق این فهرست ها، ارتقا پیدا کند. به ویژه در ایالات متحده دو نکته شایان ذکر است: یکی دانشگاه ایالتی کالیفرنیا در لانگ بیچ و دیگری رند فورس در دانشگاه ایالتی نیویورک واقع در بوفالو. به هر دو سیستم امیدواری زیادی است اما در زمان نگارش این متن، آنها بیشتر از روش سنتی زمان بر و پر هزینه هستند چرا که کارمندان زیادی، که دستمزد و مهارت بالایی دارند باید وقت خود را صرف فهرست بندی کنند. تا زمانی که این مشکلات حل شود به نظر نمی رسد که راه جایگزینی برای پیاده سازی متون با هدف دسترسی آسان وجود داشته باشد.( از زمان ارائه این مطلب هر دو پروژه پیشرفت های چشمگیری داشته اند گرچه هزینه همچنان بالاست.)
فکر می کنم حتی وقتی این تلاش ها موفق شود ما همچنان به پیاده سازی ادامه دهیم. اصواتی که به صورت دیجیتال ضبط شده اند به راحتی توسط کارکنان آموزش دیده اصلاح می شود. بنا براین وقتی تنها صدا به عنوان سند در دسترس است باید به کارمند بخش خزانه اعتماد کرد که آنچه بر روی دیسک یا هارد درایو است، همان چیزی است که واقعا گفته شده است. باز هم باید مسئله ابزار و اسناد وابسته به تکنولوژی را مطرح کرد. تغییر سریع سخت افزاری  و نرم افزاری تنها یک عامل خطر است. در کنار آن باید به امکان بروز اثرات نوسانات مغناطیسی، جدایی اطلاعات از ماده اصلی CD که در اثر اختلالات آرام محیطی رخ می دهد، باز نویسی اتفاقی بر روی آن، و نیز فساد نرم افزاری توجه داشت. فایل ها باید به کرات باز یابی شوند و برنامه های حفظ، مستمر و در تبدیل هر نوع نرم افزار و سخت افزاری به دیگری فعال باشند. با توجه به بودجه محدود همه تصدیق می کنند که باید راه دیجیتالی شدن را در پیش گرفت و پیاده سازی متن همیشه یک پس رفت خواهد بود.
پیاده سازی و ویرایش گاهی مراجعینی را که درجستجوی صداهای ضبط شده هستند سر در گم می کند. بخشی از این مشکل به الزامات حقوقی و اخلاقی فرد باز می گردد که در آینده به طور مفصل به آن می پردازیم. در حال حاضر باید به مشکل خاص پیاده سازی و نوار پرداخت. سیاست کهن ما در مواردی که به دلایلی اجازه تام نداشته ایم و جایی که ویرایش متن مفصل بوده است، آن بود که مراجعه کننده را به شخص مصاحبه شونده یا وراث یا قیمین وی ارجاع دهیم تا اجازه گوش کردن به نوار را کسب کند. در صورت موافقت آنها ما اجازه گوش کردن را صادر می کنیم به شرط آنکه تمام نقل قول ها از متن پیاده شده باشد. حال با توجه به درخواست های استفاده ازمصاحبه در رسانه های غیر چاپی این حقیقت که متن، که از سوی مصاحبه شونده بررسی شده و به  طور قانونی در مجموعه نگهداری شده است، با صدای ضبط شده تفاوت دارد، مشکل عمده ای را به وجود آورده است. مشکلی که با احتمال انتشار صوت در سراسر اینترنت تشدید می شود. راه حل اصلاح شیوه صدور مجوز بود تا حقوق چنین انتشاری حفظ شود و نیز اطلاع رسانی به مصاحبه شونده که مطالب ویرایش نشده خام، اگر نگوییم میلیون ها، در اختیار صد ها نفر قرار می گیرد.
ما مشابه همین کار را برای مصاحبه های تصویری نیز انجام داده ایم چرا که ویرایش این قبیل مصاحبه ها به شکلی که در مورد متون انجام می شود، همیشه غیر ممکن بوده است. در این موارد ما بین دو شکل مصاحبه تمایز قائل شده ایم ـ متن مصاحبه تصویری و متن مصاحبه صوتی ـ و انتشار این دو را با اطمینان همراه ساخته ایم، تاکنون هیچ مشکلی پیش نیامده است اما انتظار بروز آن را داریم. وجود یک بایگانی پاسخگو، کار مهمی است که در حال پیگیری آن هستیم.
تفاوتی نمی کند که راه حل چه باشد، تا زمانی که ما به ارسال مصاحبه برای مصاحبه شونده جهت بازنگری و اصلاح پایبند باشیم، مجبوریم دو شکل مصاحبه تولید کنیم، یکی شکلی که به راحتی قابل اصلاح و غلط گیری است ودیگری که بدون اصلاح باقی می ماند. مسئله مهم همین است، چرا که تا به حال راهی پیدا نکرده ایم که شخص مصاحبه شونده، به آسانی و با هزینه کم، باز نگری و اصلاح فشرده و مشروح اسناد صوتی، چه در روی هارد درایو باشد یا روی CD،MD، کاست ویا نوار، را بپذیرد. البته ضبط دیجیتال فرصت های شگفت انگیزی را برای چنین اصلاحاتی فراهم می کند و برخی از تجهیزات لازم برای این کار به آسانی در دسترس و ارزان است. اما چنین اصلاحاتی امکان اضافه کردن اظهارات بعدی به متن را، که هدف از ارائه جهت بازنگری و ویرایش است، نمی دهد. همین ملاحظات در مورد اصلاحات تصویری نیز وجود دارد.
نکته مهمتر و تئوریک دیگر مسئله کنترل است. فعالیت های ما کنترل بر حاصل کار را هم از جانب موسسه و هم از جانب شخص مصاحبه شونده تضمین می کند. هر قراردادی قابل اجرا است چرا که محقق باید تحت کنترل کارکنان به منبع واصل مطلب، نوار یا متن پیاده شده، دسترسی داشته باشد. اما اطلاعات دیجیتال غیر ملموس است. امکان دسترسی به آن برای رسانه های زیادی وجود دارد در حالی که شکل ذاتی فیزیکی برای آن متصور نیست. بر روی سایت نیازی به مراجعه به بایگان وجود ندارد. موسسه نیز باید با هدف تسهیل دسترسی عمومی بیشتر، به واگذاری این امکان تمایل داشته باشد.

مسائل حقوقی
پس از پیاده سازی، چنان چه قبلا گفتیم و به دلایل از پیش برشمرده، متن برای بازنگری به مصاحبه شونده بازگردانده  و به همراه آن یک برگه حقوقی ارسال می شود. این برگه یک سند است که در آن مصاحبه شونده، مصاحبه را در تمامی اشکال آن به موسسه اهدا و محدودیت های به کار گیری آن را بیان می کند. در کل، ما درخواست حق انتشار کامل می کنیم و سه سطح دسترسی را پیشنهاد می دهیم: انتشار فوری مصاحبه، نگهداری مصاحبه تا یک زمان خاص(و معقول) یا الزام هر کسی که خواهان استفاده از مصاحبه است به کسب مجوز از مصاحبه شونده، تا یک زمان معین. اغلب درخواست های گوناگون دیگری نیزدریافت می کنیم که از طریق مذاکره سعی می کنیم از پذیرش آنها امتناع کنیم. این درخواست ها شامل انتقال حقوق مربوط به مصاحبه به فرزندان، همسر یا وصی،الزام محققان به جلب نظر مصاحبه شونده پیش از هر گونه استفاده، تعهد به پرداخت حق التالیف در استفاده های مختلف و تعهد به منحصر کردن انتشار مصاحبه در اشکال خاص می شود.
این درخواست ها به وضوح بر احساس ما در مورد آنچه می توانیم وآنچه نمی توانیم در اینترنت منتشر کنیم،اثر می گذارد. ما تاکنون تنش هایی را که بسیاری از بایگانی های مالک دارایی های تجاری بین فشار اهدا کنندگان برای برخورداری از قانون کپی رایت به مدتی طولانی تر و استفاده از امکان انتشار دیجیتال و پهن باند داشته اند، تجربه نکرده ایم. البته یک دلیل آن محدودیت ارزش تجاری بالقوه اسناد ماست، اما بخشی از آن نیز نتیجه ماهیت قراردادهایمان  است.
این دفتر هم اکنون با مسائل حقوق مربوط به وب دست به گریبان است. در حال حاضر ما با  دو شرایط متفاوت مربوط به حقوق روبرو هستیم- مصاحبه های قدیمی دیجیتالی شده که انتشار گسترده تر در اینترنت را در بر نمی گیرند و اسناد صوتی، تصویری ومتونی که از ابتدا دیجیتالی بوده اند و جزو منتشر شده های جدید ما هستند و حقوق دیجیتالی آنها متعلق به ماست. در مورد اول ما مطالب را مورد به مورد بررسی می کنیم. در بسیاری از مطالب منتشر شده قبلی ما اجازه تبدیل متن مصاحبه را نداریم، در این شرایط به نظر می رسد نمی توانیم پیاده سازی دیجیتالی را به صورت آنلاین در اختیار عموم بگذاریم. به هر حال این امکان هست که مطالب دیجیتالی شده را بر روی سایت در دسترس مراجعین قرار دهیم. در موارد دیگر هیچ محدودیت انتشاری نداریم و دفتر این امکان را دارد که منتشر ساختن آن را با آزادی بیشتری تفسیر کند. به رغم این امر ما سعی می کنیم به مصاحبه شوندگان یا وراث آنها مراجعه کنیم و اجازه آنها را کسب کنیم و انتشار جدید، در صورت امکان، بر اساس مواد حقوقی صورت پذیرد. در مورد مصاحبه هایی که از ابتدا دیجیتال بوده اند، ما در بیشتر موارد آزادیم که مطلب را با محدودیت کم یا بدون محدودیت، به صورت آنلاین در دسترس قرار دهیم مگر این که مصاحبه شونده به محدودیتی اشاره کرده باشد. در برخی شرایط که محتوا به شکلی خاص حساس است، ما از مصاحبه شونده مجددا سوال می کنیم که از دسترسی آنلاین مطالب رضایت دارد یا خیر. تا به حال در این زمینه با مخالفت کمی برخورد کرده ایم.
مجوز نشان دهنده هدیه شدن مصاحبه به بایگانی است و از سوی دیگر تمام حقوق استفاده از مصاحبه، به شکلی که آنها خواهان آن هستند را حفظ می کند. تبدیل یک مصاحبه تاریخ شفاهی به خاطرات قابل چاپ کاری طولانی، دشوار و خسته کننده استکه در ظاهر ساده به نظر می رسد و البته در برخی موارد این کارصورت گرفته است. بسیاری از مصاحبه شوندگان خواهان انتشار مصاحبه هایشان هستند که کمتر چنین شده است. بنا براین ما این انتخاب را به آنها پیشنهاد می کنیم. در واقع اغلب مصاحبه شوندگان را تشویق می کنیم که با ویراستاران قرارداد ببندند و خاطرات را چاپ کنند چرا که این کار مجموعه آثار را می شناساند، نظر محققان را به متن کامل و اصلاح نشده مصاحبه و در نتیجه دیگر مصاحبه های آن مجموعه جلب می کند.
اگر ما بیش از حد به این مسائل پرداخته ایم به خاطر آن است که در ایالات متحده، و شاید در قانون عمومی جهانی، همین امور بخش اعظم فعالیت بایگانی را تعیین می کنند. نمی دانم که مطالب اخیر منعکس کننده نظام حقوقی و سنت های جای دیگری هست یا خیر، اما می دانم که می تواند اساس مباحثه اخلاق مصاحبه تاریخ شفاهی و روابط بین فردی دو طرف مصاحبه باشد و آنها را باید توافق رسمی منعکس کننده قدرت مشارکتی که عمیقا در زمینه فعالیت میدانی ما جای دارد، در نظر گرفت.

دسترسی
وقتی متن اصلاح شده بازنگری شده به همراه مجوز حقوقی باز گردانده شد، یک نسخه بایگانی دیگر تولید و نسخه ای برای مصاحبه شونده ارسال می شود، مقدمه ای که نشان دهنده  شرایط مصاحبه و اطلاعات مرتبط همچون تاریخ و مکان مصاحبه باشد، نوشته می شود. در برخی پروژه ها اطلاعات مفصل تری برای قرار گرفتن کنار متن تهیه می شود. متن نیز فهرست بندی می شود، خلاصه ای برای فایل، راهنمایی برای تشریح موضوعات مصاحبه و تمام اطلاعات مرتبط  مربوط به تولید و منشا آن تهیه می شود. در شکل مطلوب، این فهرست به مبنای قرار گرفتن مطلب در کاتالوگ چاپی که هر چند سال یک بار تولید می شود یا پایگاه داده ای که در حال حاضر در مورد مجموعه آثار نگهداری می شود، تبدیل می گردد.
تمام این فرآیند پردازش یک روش دسترسی داخلی برای کارکنان و خارجی برای مراجعین است. باید توضیح داد که تعیین سطح دسترسی بخشی از مداقه در هر بخش از فرآیند، از تولید گرفته تا بسط راهنمای جستجو، است. در واقع، ما راهنمای جستجو را در سراسر فرآیند می سازیم، حتی اگر گاه نیازمند مهارت های خاصی همچون فهرست بندی و تهیه راهنما باشد. در ابتدا هم به اختصار در مورد نیاز به نگهداری یادداشت های آغاز یک پروژه و پرونده های تحقیقاتی و نیز تمام مکاتبات با مصاحبه شونده و تمام موافقت ها صحبت کردم. روشن است که هر پروژه ای باید پرونده  هایی را که سازماندهی آن قابل فهم است و کمترین زمان را از کارمندان می گیرد، نگهداری کند. اما فهرست بندی و تهیه راهنما بسیار پیچیده تر است، چرا که نیاز به یک زبان مشخص توصیفی و دانشی به نسبت گسترده از مطالب جهت تشریح آنها دارد. فهرست بندی و تهیه راهنما توضیحات مهم مربوط به اطلاعات، برای تعیین محل آن بر روی صدای ضبط شده یا متن پیاده شده و در دسترس قرار دادن آن هستند.
در دانشگاه کلمبیا دو راهنمای جستجوی مهم CLIO ، راهنمای آنلاینی که بر اساس اشکالات شبکه اطلاعات کتابخانه های تحقیقاتی(RLIN ) سازماندهی شده است و بخش اعظم مجموعه را فهرست می کند، و شاخص اصلی مبتنی بر زندگی نامه، هستند. ما مشکلات زیادی با هر دو داریم که باید به عنوان درس عینی برای دیگران استفاده شود.  در مورد اول ،یعنی راهنمای آنلاین،مشکل پس از دریافت بودجه آغاز می شود. در مورد دوم با محدودیت های مربوط به بودجه، اندازه مجموعه و حیطه کار و نیز روایت مواجه می شویم.
تهیه راهنمای کار در سالهای اولیه اش فرایند نوشتن توضیحاتی در مورد مصاحبه های فردی و پروژه ها و سپس چاپ آن در مجلداتی به همراه فهرستی از مصاحبه ها تحت عناوینی کلی همچون حقوق یا پزشکی بود. در اوایل دهه 1980 بودجه ای دریافت کردیم تا این راهنما را کامپیوتری کنیم و توانستیم پرونده های حدود 3500 مصاحبه از 5000 مصاحبه را تهیه کنیم. هیچ گاه نتوانستیم بودجه کافی برای تکمیل پروژه یا ادامه تهیه چنین راهنمایی دریافت کنیم. بهرحال این تجربه مفید بود چرا که فراگرفتیم چه طور یک گنجینه عمومی برای توصیف مجموعه آثار بسازیم و نیز زمینه های لازم برای تهیه این راهنما را فراهم کنیم. اگر روزی شروع به ایجاد راهنمای آنلاین کنیم این مسئله بسیار مفید خواهد بود.
فهرست بندی همیشه کاری دشوار بوده است. ما همیشه تنها براساس اسامی خاص فهرست بندی کرده ایم. هیچ فهرست موضوعی وجود ندارد، گرچه یک بار اقدام به این کار شد. با آنکه که فهرست اسامی خاص برای محققان به ویژه، زندگی نامه نویسان، کامل مفید بود (گرچه باید پذیرفت که یک دلیل این امر ثبات قدم چشم گیر کارکنان بود) در عصر اینترنت این امر بی فایده است. چرا که هیچ نشانه ای مبنی بر اطلاعات داخل مصاحبه ارایه نمی دهد. در یگانه تلاش ما برای انتقال مصاحبه ها بر روی وب لازم بود فهرستی از محتوا از  نوع  Rube Goldberg  را به کار می گرفتیم تا درک بهتری از مصاحبه را برای استفاده کنندگان فراهم کنیم و نیز مجموعه ای از عبارت ها را مشخص کنیم که فرد بتواند با استفاده از آنها به محل مشخصی از مصاحبه که موضوع مورد علاقه اش در آن مطرح شده است، رجوع کند.
راهنمای جستجو در یک مجموعه تاریخی شفاهی، یا به عبارت کلی شاخص ها و فهرست ها، از بسیاری جهات تفاوتی با راهنمای جستجوی دیگر گزارش ها ندارد. این راهنما  باید ماندگار باشد بدین معنی که در طول زمان به لحاظ شکل و شیوه چندان تغییری نکند، به خصوص در عصر صفحات وب که به طور مداوم در حال تغییر هستند، انتخاب هایی که در شکل گیری آنها صورت می گیرد (امروزه انتخاب هایی همچون نرم افزار و سخت افزار) باید مستند باشد به طوری که تبدیل و بازیابی به روز کننده آنها ممکن باشد. این راهنما باید در فرمت های آشنا، که محققان به راحتی آنها را بفهمند ساخته شوند و در هر جای ممکن باید به یک زبان منسجم ازمجموعه ای از نشانه ها پایبند بماند. حتی اگر ، همچون فهرست موضوعات کتابخانه کنگره در ایالات متحده، دارای مشکلات اعتقادی فراوانی باشد. همچنین باید به قدر کافی کلی باشند تا مراجعین را به مجموعه آثار هدایت کنند و به قدر کافی در فهرست خاص باشند تا جستجوی دقیق را ممکن سازند و امکان جستجوی کلی را نیز فراهم آورند.
این دفتر در حال حاضر با تیم نگهداری دیجیتال کتابخانه های کلمبیا همکاری می کند تا یک پورتال آنلاین را برای جستجو و دستیابی به مصاحبه های تاریخ شفاهی اش طراحی کند. در مرحله دوم، این پورتال به محققان اجازه می دهد جستجوی خود در بایگانی را به تاریخ های شفاهی خاص محدود کنند و از کلید واژه ها برای جستجوی مطالب مرتبط بهره بگیرند. برای نخستین بار مراجعین می توانند بدون اینکه نام فرد خاصی را در ذهن داشته باشند یک مصاحبه راجستجو کنند. این مفهوم ساده، انقلابی در دفتر ماست و فرصت های جدیدی را برای حامیان ایجاد می کند تا مطالبی را استخراج کنند که تا به حال در بایگانی نهفته بوده است.
اطلاعات جامع برای نگهداری فایل های صوتی ضروری است. کتابخانه های دانشگاه کلمبیا، محل سازمانی دفتر تاریخ شفاهی، بکارگیری METS  با سیستم مدیریت دیجیتال آن فدورا (Fedora) را نه تنها برای فایل های صوتی بلکه برای تمام متون دیجیتال برگزیده است. باآنکه METS یک استاندارد تثبیت شده است، انعطاف پذیری زیادی دارد و در جزئیات، بسته به نحوه بکارگیری منطقه ای، مشخصات هر محل را به خود می گیرد. ممکن است دیگر موسسات از ابزارهای دیگری برای مدیریت متون دیجیتال خود بهره بگیرند و نیازی به METS در فایل های صوتی نداشته باشند یا ممکن است  METS را به شکلی متفاوت از آن چه کتابخانه های دانشگاه کلمبیا از آن استفاده می کنند، بکار بگیرند. نکته مهم آن است که هر موسسه ای باید برای مدیریت فایل ها و نگهداری طولانی مدت فایل های صوتی خود اطلاعات لازم را ضبط ونگهداری کند. این اطلاعات شامل شرح فنی مورد صوتی اولیه و تشریح محتوای آن ، شرحی بر فرآیند دیجیتال آن، اطلاعات ساختاری که دسترسی درست به محتوا را ممکن می سازد و توضیح فنی فایل های صوتی می شود. بدین ترتیب ما از زمانی که هیچ نگرانی در مورد مشکلات نگهداری مرتبط با دسترسی نداشتیم یا نگرانی کمی در این زمینه داشتیم، به پیشرفته ترین سیستم مدیریت اطلاعات رسیده ایم.
تاریخ شفاهی مشکلات منحصر به فردی به همراه دارد. چون اطلاعات در درون مکالمه نهفته است ممکن است با تکرار بسیار زیاد اجزای داستان که در طول مصاحبه پراکنده شده است همراه باشد، که اغلب چنین است. هیچ زبانی یکدست نیست و افراد مختلف از واژه های متفاوت با معانی متفاوت استفاده می کنند که به دلیل تفاوت های قومی، منطقه ای، طبقاتی یا نژادی است و فهرست نویس باید توضیح دهد که معنای آن در هر مورد خاص چیست. باید تصمیم گرفت که آیا سوال مصاحبه کننده جزو فهرست باشد یا خیر و مهمتر از همه فضایی برای ذهنیات در نظر گرفته شود یا خیر. یک مصاحبه چیزی بیش از گنجینه حقایق و توصیف حوادث است. مصاحبه  تمرین شناخت هویت، بیان اصول عقاید و ارزشها، و جایگاه استعاره و قدرت بیان است. در تحقیقات دنیای امروز دیگر قابل باور نیست که کسی که از کار ما استفاده می کند تنها به بازآفرینی حوادث گذشته علاقه مند است. برخی از جالب ترین اشکال اطلاعات که پویایی مصاحبه را به خوبی نشان می دهد، اطلاعاتی است که فرهنگ و جامعه را مستند می کند.
تکنولوژی جدید از پیچیدگی این مشکلات نمی کاهد. فکر می کنم برنامه آینده امان روشن است. ولی ممکن است راهی که باید دنبال شود این طور نباشد ولی هرچه باشد با اقدامات و سیاست های گذشته ما وابسته است. برخی باید تشریح شود. برخی دیگر ممکن است با تاریخ شفاهی چنان عجین باشد که با شروع کار تاریخ شفاهی آنچه را به دنبال آن هستیم از بین برود.
نکته قابل توجه دیگر اینکه تغییر در ماهیت دفتر تاریخ شفاهی در طول سالها، تقریباً به توسعه مجموعه آثار اختصاص داشته و مشکلات ناشی از فعالیت بایگانی را در نظر گرفته است. این دفتر در حال حاضر به برخی پروژه ها و فعالیت ها می پردازد که شامل کل حوزه تاریخ شفاهی شامل میزبانی گردهمایی ها و کارگاهها، ارایه داشته هایمان در فرمت های مختلف، پیشبرد آموزشی و تلاش برای جلب حمایت جامعه می شود. مهمتر از همه ما در سال 2008 رشته کارشناسی ارشد تاریخ شفاهی (کارشناسی ارشد تاریخ شفاهی http://iserp.columbia.edu/education-programs/ohma) را تحت رهنمودهای موسسه سیاست ها و تحقیقات اجتماعی و اقتصادی در دانشگاه کلمبیا تاسیس کردیم. مری مارشال کلارک (Mary Marshall Clark) مدیر دفتر تحقیقات تاریخ شفاهی تعمیق تحقیقات در زمینه هنر  و علوم انسانی و نیز علوم تاریخی اجتماعی را مد نظر دارد. بایگانی از بسیاری جهات قلب برنامه کارشناسی ارشد است چرا که دانشجویان می توانند در مورد چگونگی توسعه شیوه های مصاحبه در طول زمان و نیاز به تداوم تغییر آن، به منظور رویارویی با چالش های ضبط تاریخ از دیدگاهی جهانی، تعمق کنند.
البته مجموعه آثار همچنان در مرکز فعالیت های دفتر باقی می ماند اما تلاش های ما هرچه بیشتر معطوف به بکارگیری روش های تسهیل دسترسی به مجموعه برای طیف گسترده تری از تحقیقات و آموزش های درونی و بیرونی با هدف جامعه دانشگاهی بزرگتر، خواهد بود.

نویسنده: رونالد جی. گریل
رئیس پیشین دفتر پژوهشی تاریخ شفاهی دانشگاه کلمبیا
مترجم: اصغر ابوترابی